Rentang Kendali Dalam Organisasi

MANAJEMEN ARSIP

n  Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen (pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan pembinaan kearsipan.

n  Manajemen kearsipan adalah perencanaan, pengawasan, pengarahan, pengorganisasian,  pelatihan, pengembangan dan aktivitas manajerial lain yang ditujukan atas kegiatan penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip dengan maksud untuk mencapai dokumentasi yang baik dan sesuai dengan kebijakan dan transaksi (kejadian, peristiwa, kegiatan) yang riil, dan manajemen operasi organisasi yang efektif dan ekonomis/efisien

n  Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan arsip.

n  Manajemen kearsipan adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

Pencatatan

n  Memproduksi surat keluar /masuk dengan tepat (format surat dinas)

n  Kop

n  Nomor

n  Isi

n  Tandatangan

n  Cap/stempel

n  Mencatat surat keluar / masuk

n  Memberi penomoran surat

n  Mencatat inventaris organisasi

n  Memberi penomoran inventaris organisasi

Pengendalian

n  Membuat kartu kendali

n  Mencatat surat keluar/masuk dalam kartu kendali

Pendistribusian

n  Distribusi kepada pihak berwenang tepat sasaran dan tepat waktu

n  Penjagaan / pengamanan

Penyimpanan /pemeliharaan

n  Disimpan di tempat khusus

n  Katalogisasi/ folder

n  memisah-misahkan (segregating),

n  meneliti (examining),

n  memadukan (assembling),

n  mengklasifikasi (classification),

n  mengindeks (indexing),

n  mempersiapkan tunjuk silang (cross reference),

n  menyusun dan memfile.

Pengawasan/pemindahan

n  Memantau surat keluar masuk

n  Memantau penerima surat

n  Memantau waktu peneriimaan surat

n  Pengamanan pemindahan surat

Pemusnahan

n  Penyusutan /pemusnahan surat/inventaris yang sudah dianggap tidak berhubungan langsung dengan kegiatan organisasi

n  Efisiensi pengamanan dan pemeliharaan

ORGANISASI ARSIP

n  Struktur organisasi pengelola

n  Menyiapkan SDM

n  Menyiapkan Jobdisk

n  Menyiapkan Sumber Dana

n  Menyiapkan infrastruktur

Contoh surat dinas

Contoh kartu kendali

Contoh kartu kendali

Contoh folder

Contoh indeks

Contoh ruang penyimpanan arsip

Contoh Organisasi arsip