Buku Pedoman Kerja

BUKU PEDOMAN KERJA

LATAR BELAKANG

Komunikasi bisa disampaikan secara lisan maupun tertulis. Dalam organisasi kecil dan keluarga, komunikasi lisan lebih sering digunakan dari pada komunikasi tertulis.

Akan tetapi, dalam organisasi besar, komunikasi lisan (saja) tidak cukup, dalam kondisi demikian, perlu alat penghubung tertulis yang bersifat tetap, yaitu Buku Pedoman Kerja atau Manual.

PENGERTIAN MANUAL

PEDOMAN KERJA

Suatu standar tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Pedoman kerja juga merupakan tata cara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Buku Pedoman Kerja (Manual)

Suatu naskah tertulis, dilengkapi bagan, yang memuat pedoman, petunjuk praktis, lalu lintas pekerjaan, ketentuan, peraturan, keterangan, contoh, sebagai pegangan dalam melaksanalan tugas sehingga menjamin pelaksanaan kerja yang efisien dan efektif.

PENGOLONGANMANUAL

1. Petunjuk Organisasi

Manual ini khusus memuat keterangan berkenaan dengan tujuan, tugas pokok, struktur, dan skema organisasi.

2. Petunjuk Umum

Manual ini memuat ketentuan dan peraturan yang harus diikuti setiap pimpinan tanpa memperhatikan bidang tugas. Misal: prosedur pengangkatan, pemindahan, pemberhentian pegawai; perjalanan dinas; pengaturan gaji.

3. Petunjuk Khusus atau Petunjuk Teknis

Manual ini biasanya untuk memelihara keseragaman dan kelancaran tata dan hubungan kerja antarunit. Misal: sistem filing, coding, formulir.

4. Petunjuk Antarunit

Manual ini untuk memelihara kerjasama yang tepat antarunit dalam instansi, karena adanya saling ketergantungan antarunit dalam penyelesaian tugas. Misal: petunjuk pembelian barang, prosedur ekspor.

5. Petunjuk Bagian

Manual ini khusus dibuat  dibuat dan digunakan untuk bagian tertentu. Misal: daftar tugas pejabat atau pegawai berikut penjelasan cara melaksanakannya (desk file).

Manfaat desk file: 1) alat pimpinan untuk pengawasan, koordinasi dan evaluasi pegawai, 2) alat tiap pegawai untuk memahami proses kerja, 3) bagi pegawai lain sebagai alat membantu pelaksanaan kerja (tidak stagnan).

KEBUTUHAN MANUAL

1.  Sebelum suatu pekerjaan dilakukan.

2.  Ketika mengadakan penilaian apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak.

3.  Ketika terjadi revisi, jika ada perubahan langkah kerja yang dapat mempengaruhi lingkungan kerja.

PEDOMAN PEMBUATAN MANUAL

1.  Penyiapan bahan dan materi secara lengkap: skema organisasi, penggolongan jabatan, uraian pekerjaan, peraturan, laporan kerja, dll.

2.  Perumusan dan pemahaman ruang lingkup (scope) pekerjaan yang dilakukan.

3.  Pemahaman jenis dan sifat setiap pekerjaan:  teknik dan non teknik (administratif).

4.  Pemahaman keterkaitan antarpekerjaan, digambarkan dengan process chart.

5.  Manual ditulis jelas, tegas, lengkap, dilengkapi skema, data, table, dll; dilengkapi petunjuk siapa yang melaksanakan.

6.  Manual dilengkapi tujuan dan ruang lingkup (organization manual): tujuan dan tugas pokok; wewenang; peraturan; akibat; tata kerja prosedur; contoh; manfaat; lampiran.

TUJUAN MANUAL

1.  Memperjelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.

2.  Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.

3.  kerja dan petuMelindungi organisasi/unit gas/pegawai dari malpraktik atau kesalahan administrasi lainnya.

4.  Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi.

5.  Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

6.  Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.

7.  Mengarahkan petugas atau pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.

8.  Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

MANFAAT MANUAL

1.  Keputusan dan kebijakan dapat menjadi kegiatan dan prosedur detil dan teknis.

2.  Mempermudah pelatihan pegawai dan pelaksanaan teknis, memudahkan penyesuaian.

3.  Sebagai alat pelaksanaan otomatisasi prosedur kerja.

4.  Membina keseragaman kerja, kesamaan pengertian, kesepahaman antar pegawai dan antarunit.

5.  Memperluas dan mengembangkan kegiatan maupun ilmu pengetahuan dan teknologi.

6.  Meletakkan dasar pengendalian perencanaan kerja dan penilaian, baik terhadap prosedur kerja maupun terhadap pekerja dan sumber-sumber lainnya.

KEUNTUNGAN MANUAL

1.  Alat pendidikan, terutama bagi pegawai baru.

2.  Alat untuk menyelesaikan perselisihan dalam hubungan kerja.

3.  Alat untuk mengadakan pembagian kerja dan mengatur frekuensi kerja yang tepat.

4.  Alat untuk mengatur tata ruang kantor.

5.  Alat untuk menghindarkan adanya pekerjaan yang bertumpuk.

6.  Alat perencanaan kerja dan pengembangnya di kemudian hari.

7.  Alat untuk mengadakan klasifikasi, uraian, dan analisis jabatan.

8.  Alat untuk menghemat waktu bagi pimpinan untuk mengetahui seluruh proses kerja.

9.  Alat untuk mempersiapkan mekanisme prosedur.

Contoh Buku Pedoman Kerja