Laporan Manajerial

Laporan Manajerial

•               Laporan merupakan bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai sesuatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya.

•               Dalam dunia perkantoran modern, bentuk laporan tertulis merupakan bentuk laporan yang digunakan.

•                Hal ini mengingat dalam laporan tertulis secara resmi dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban, dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi

•               Menurut Odgers (2005) ada beberapa komunikasi tertulis yang dilakukan oleh organisasi, yaitu surat, memo, laporan, proposal dan intinerary.

•               Surat dibuat dengan tujuan untuk berkomunikasi dengan organisasi maupun orang di luar organisasi. Surat biasanya terdiri dari kepala surat, tanggal, alamat, salam pembuka, isi,penutup dan tanda tangan. 

•               Memo merupakan komunikasi tertulis yang informal ditujukan untuk anggota internal organisasi. Saat ini penggunaan memo semakin berkurang digantikan dengan e-mail.

•               Laporan merupakan dokumen yangmenganalisis dan mengevaluasi semua aktivitas organisasi dan menyediakan informasi penting yang berkaitan dengan pengambilan keputusan.

•               Langkah yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan adalah merencanakan apa yang akan dilaporkan, mengumpulkan data, mengorganisasikan data dan menulis draf awal sebuah laporan.

•               Proposal merupakan dokumen yang digunakan untuk mengusulkanrencana baru atau pemecahan masalah yang ada. 

•               Proposal biasanya memuat masalah yang akan diselesaikan, cara penyelesaiannya, kapan diselesaikan dan berapa biaya pelaksanaan serta siapa personal yang akan melaksanakannya.

•               Itinerary merupakan dokumen yang mencatat rencana perjalanan. Itineraryumumnya berisi tanggal, waktu, lokasi keberangkatan, tujuan maupun janji pertemuan yang dilakukan dalam perjalanan tersebut.  

•               Apa peranan laporan dalam organisasi? 

•               Laporan merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban pelaksana suatu kegiatan (biasanya bawahan) kepada atasannya. Penyusunan laporan bisa bersifat rutin ataupun instruksional (perintah atasan). Penyusunan laporan merupakan salah satu bentuk komunikasi vertikal daribawah ke atas (bottom up) sebagai konsekuensi pelimpahan tanggung jawab dan wewenang dari pimpinan kepada bawahan.

•               Quible (2001) mendefinisikan laporan sebagai perwujudan pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan atas pemberian kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab dan pelimpahanwewenang untuk mendukung pelaksanaan tanggung jawab tersebut.Untuk menyusun suatu laporan tidak hanya dibutuhkan ketrampilan tetapi juga kompetensi dan kreativitas, karena laporan tidak hanya terdiri daripenyampaian informasi tapi juga membutuhkan gagasan atau pemikiran penyusunlaporan. Oleh karena itu perlu pengembangan kemampuan pegawai administrasi berkaitan dengan penulisan laporan manajerial.

MANFAAT, FUNGSI DAN SYARAT LAPORAN BERKUALITAS

•               Laporan memiliki beberapa manfaat yang berkaitan satu dengan yang lain.

•               Locker (2000) menyatakan beberapa manfaat tersebut yaitu 

•               (1) sebagai saranakomunikasi vertikal,

•                (2) sebagai alat pertanggungjawaban;

•               (3) memberikan infomasipenting;

•                (4) sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

Berdasarkan beberapa manfaat tersebut, maka laporan memiliki beberapa fungsi. 

•               fungsi komunikasi, 

•               Fungsi pertanggungjawaban,

•               Fungsi informasi,

•               Fungsi pengawasan dan pengambilan keputusan

•               Mengingat fungsi laporan yang cukup penting, maka untuk menyusun laporanyang berkualitas harus memenuhi beberapa syarat. Syarat tersebut menurut Gie(2000) adalah sebagai berikut:

1.Kecermatan (accurancy).

Laporan manajerial merupakan salah satu bahan yang akan digunakan oleh seorang pimpinan untuk mengambil keputusan berkaitan dengan operasi organisasi yang menjadi wewenangnya. Oleh karena itu, laporan harus cermatdan sesuai dengan kondisi yang ada di lapang, sehingga keputusan yang diambil pimpinan akan tepat.