Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja

Tata Kerja, Prosedur Kerja, dan Sistem Kerja

PENGERTIAN

▪       Tata Kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefisien mungkin atas sesuatu tugas yang diperoleh dengan mengingat segi-segi tujuan, peralatan, fasilitas, tenaga kerja, waktu, ruang, jarak, biaya, dsb. Contoh: mengetik 10 jari, metode diskusi

▪       Prosedur adalah rangkaian dari suatu tata kerja yang berurut, tahap demi tahap serta jelas menunjukkan arus (flow) yang harus ditempuh (awal sd akhir), dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang pekerjaan/ tugas. Contoh: prosedur surat keluar

▪       Sistem merupakan suatu rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk suatu kebulatan atau pola tertentu dalam rangka melaksanakan sesuatu pekerjaan tertentu pula. Contoh: sistem kearsipan

PENGERTIAN

▪       Prosedur Surat Keluar: Ide isi dan maksud surat è konsep/ draft surat è ACC draft (diparaf) è nomor agenda, kode, tanggal è ketik NET surat è tanda tangan surat è ekspedisi untuk kirim surat è surat dikirim è surat sampai tujuan … ada flow ada feedback

▪       Sistem Kearsipan: memiliki kegiatan (1) klasifikasi surat dan dokumen, (2) memberikan kode/coding, (3) menyimpan dalam folder, (4) menyusun dalam lemari/filing,  (5) menentukan jangka waktu simpan … tiap kegiatan ada tata kerja dan prosedur kerja … terpusat atau terpecah

▪       Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja saling berhubungan erat, ketiganya merupakan tindak lanjut (follow-up) dalam rangka pelaksanaan suatu bidang/pekerjaan tertentu

URGENSITAS

▪       Menurut Victor Lazzaro, tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja:

▪       Merupakan sesuatu yang rutin, merupakan suatu hal dan fungsi yang lumrah (wajar, biasa, normal, umum)

▪       Membawa atau mentransformasikan fungsi-fungsi dan kebijakan atau policy pimpinan menjadi kegiatan-kegiatan pelaksanaan

▪       Jadi, tanpa tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja, tidak mungkin fungsi dan kebijakan pimpinan dapat dilaksanakan

PRINSIP PENYUSUNAN

▪       Memperhatikan tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, luas, macam, dan sifat dari tugas atau pekerjaan

▪       Menyiapkan penjelasan tujuan pokok organisasi, skema organisasi, klasifikasi jabatan dan analisis jabatan, unsur kegiatan dalam organisasi

▪       Dipilih satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosdurnya

▪       Dibuat daftar detil pekerjaan yang harus dilakukan, berikut lamanya waktu yang diperlukan

▪       Antara tahap kegiatan harus ada hubungan yang sangat erat menuju ke satu tujuan

▪       Harus merupakan kerja nyata untuk penyelesaian tugas pekerjaan

▪       Ditetapkan skill dan ketrampilan yang diperlukan untuk penyelesaian tugas

▪       Harus memiliki stabilitas (menjamin kelancaran dan kemantapan) dan fleksibilitas (memungkinan adanya penggantian)

▪       Disesuaikan dengan kemajuan jaman

▪       Aplikasi simbol dan skema prosedur (work flow chart) dengan tepat

▪       Dibuat pedoman atau manual, didukung dengan staf O dan M

SIMBOL

Tanda operasi, harus dikerjakan. C Juru Tulis, M pakai mesin, T mesin ketik

Tanda pemeriksaan, terkait dengan mutu atau kualitas

Tanda pemeriksaan, terkait dengan jumlah atau kuantitas

Tanda penahanan, penundaan proses

Tanda penyimpanan, dilakukan secara tetap

Tanda penyimpanan, dilakukan secara tetap

Tanda pemindahan atau pengangkutan

 Tanda arus dokumen melalui proses, transportasi

Contoh daftar tugas untuk menyiapkan prosedur kerja

Contoh penggunaan simbol prosedur kerja dalam penanganan surat suatu kantor

Contoh skema prosedur surat keluar suatu instansi

Contoh bagan prosedur surat keluar dengan metode symbol

Skema sederhana prosedur surat keluar

Prosedur pembelian barang untuk keperluan dinas

Prosedur pembelian barang yang lebih detil

KEGUNAAN SKEMA PROSEDUR

▪       Mengetahui jenis pekerjaan, tahap, gerakan, dan bagian pekerjaan

▪       Mengetahui waktu rata-rata yang diperlukan untuk penyelesaian pekerjaan

▪       Mengetahui persyaratan skill untuk tiap pekerjaan

▪       Mengetahui peralatan dan fasilitas yang diperlukan, dan kapasitasnya

▪       Mengetahui jumlah tenaga kerja yang diperlukan

▪       Mengetahui titik kemacetan pelaksanaan pekerjaan

▪       Digunakan sebagai alat evaluasi kerja

▪       Sebagai pedoman kerja dan alat training dan pendidikan

▪       Sebagai alat untuk menyelesaikan perselisihan hubungan kerja

▪       Sebagai alat pembagian kerja

▪       Sebagai alat untuk mengatur tata ruang

▪       Menghindari penumpukkan pekerjaan

▪       Sebagai alat pengembangan pekerjaan, dll